3 simple Aspekte damit Meetings einfach früher fertig werden

"Ich habe einen Traum... Menschen treffen sich für zielgerichteten Dialog, haben Spaß dabei unterschiedlichste Einzelheiten miteinander abzustimmen und können im Anschluss eigenständig an Lösungen arbeiten..."

Was so einfach klingt...

...ist in der Praxis manchmal der reinste Horror. Die einen verpassen einen Termin gänzlich weil sie in Arbeit untergehen, also schlecht organisiert sind. Die anderen betreten regelmäßig zehn Minuten zu spät, aber mit frischem Kaffee in der Hand den Meetingraum und hinterfragen die Einzelheiten die in den letzten Minuten bereits abgestimmt wurden.

 

Manch andere Besprechung ufert aus, weil den Teilnehmern das Ziel und Ergebnis der Besprechung unbekannt oder unklar ist. Ganz andere Diskussionsrunden eskalieren weil die Teilnehmer sonst selten zusammenkommen oder es plötzlich aufgrund fehlender Retrospektiven zu kritischen Feedbackrunden kommt.

 

3 simple Aspekte damit Meetings früher fertig werden

  1. Visualiseren Sie
    • Welche Informationen liegen bereits vor?
    • Wann beginnt und wann endet das Meeting?
    • Welchen Kenntnisstand sollte jeder Teilnehmer vorab kennen?
    • Fragen Sie zur Sicherheit ab: Wer hat vorausgesendete Informationen schon erhalten und gelesen?
    • Gibt es bereits mögliche Lösungsoptionen mit Vor- und Nachteilen?
    • Was ist das Ziel des Termins? Soll ein Theme oder mögliche Risiken diskutiert werden? Geht es um ein Review oder ein Feedbackgespräch? Soll ein neues Vorgehen gefunden werden? Soll ein Team gebildet werden?
  2. Wählen Sie die Teilnehmer gezielt aus, aber lassen Sie Freiraum
    • Gibt es Teilnehmer die teilnehmen oder auch nicht teilnehmen möchten?
    • Wer ist unbedingt erforderlich? Wer sollte dabei sein oder im Nachgang informiert werden?
    • Beschreiben Sie eingangs wer in welcher Rolle anwesend ist oder fragen Sie es von den Teilnehmern ab.
    • Erlauben Sie situativ das Gesetz der zwei Füße: nur wer etwas beitragen kann, erfahren möchte, Zeit hat, etc. muss anwesend sein oder bleiben.
  3. Halten Sie Fokus
    • Egal ob Sie Teilnehmer oder Moderator sind: ausschlaggebend für den Erfolg und einen frühzeitigen Abschluss des Meetings ist der zielgerichtete Austausch. Natürlich darf Zusammenarbeit auch Spaß machen und gelacht werden - wenn es allerdings lösungsorientiertes Arbeiten oder einen Konsens verhindert, ist es fehl am Platz.
    • Auch Werte wie Pünktlichkeit, Zuverlässigkeit und eine klare Kommunikation fördern Fokus
    • Zynismus, Sarkasmus und Kritik sind ebenfalls typische Hürden für den Erfolg einer Besprechung

Was so einfach klingt, kann bei der täglichen Arbeit ganz anders aussehen.

 

Doch nur Mut: jeder kann etwas dazu beitragen damit Zusammenarbeit simpel und angenehm verläuft.

 

Viel Spaß dabei!

Noch mehr?

Für diejenigen die Meetings darüber hinaus noch besser machen: Unterscheiden Sie das Ziel eines Meetings nach Fragen:

  • Wer...
    • es geht um Planung und Koordination - hohes Abstraktionslevel
    • sinnvoll und gut bei mehreren Teilnehmern (8 - 12)
    • Beispiel: Scrum Planning Meeting
  • Was...
    • es soll eine Vision, eine Aufgabe oder ein kommendes Projekt präsentiert werden
    • funktioniert gut wenn bereits einiges vorbereitet wurde und gut dargestellt wird - geht mit 10 - 200 Teilnehmern
    • Beispiel: Vorstellung einer Product Roadmap für ein Quartal
  • Wie...
    • Details, Details - niedriges Abstraktionslevel
    • sinnvoll und gut bei wenigen Teilnehmern (3-5) oder bei vorheriger Aufteilung in Kleingruppen
    • Beispiel: technische Konzeption
  • Wofür...
    • liefert Hintergründe und erklärt das "Warum" hinter einem Vorhaben oder einem Projekt
    • funktioniert gut, wenn ausreichend Raum für Fragestellungen und Kritik vorhanden ist
    • Beispiel: Komplexen Hintergrund vorstellen oder Analyseergebnisse zeigen

Bauernregel:

Mehr als zwei Fragen sollten sie nicht als Ziel eines Meetings setzen. Das führt zu Verwirrungen. Lieber dazwischen eine Pause setzen und das Ziel oder Zwischenziel erneut anmoderieren.

 

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