Wie durch Bürokratie schrittweise Ideen und Kreativität blockiert werden und was Organisationen stattdessen tun können

Sind die Zügel straff angezogen?
Sind die Zügel straff angezogen?

Jurgen Appelo liefert mit dem Delegation Poker  eine Möglichkeit wie schrittweise Verantwortung abgegeben werden kann.

 

Es nutzt dazu sieben unterschiedliche Stufen wie mit Aufgaben oder Projekten verfahren werden kann:

  1. Tell: You as the manager make the decision.
  2. Sell: You make the decision but you try to persuade others to buy into it.
  3. Consult: You get input from team before still making decision.
  4. Agree: You make a decision together as a team.
  5. Advise: Your team makes the decision, but you try to influence it.
  6. Inquire: Your team makes the decision and then tells you about it.
  7. Delegate: You offer no influence and let team work it out

Fast schon Bürokratie, oder? Fast. Insgeheim eine sehr gute Idee und die Anzahl von sieben Stufen noch einigermaßen überschaubar, handhabbar. Aber wären nicht fünf Stufen besser oder sogar drei?

 

Und was geschieht im umgekehrten Fall, also bei mehr Stufen?

Was ist Bürokratie und welche Konsequenzen hat sie?

Bürokratie ist der Versuch die Zusammenarbeit durch die Festlegen von Regeln zu kontrollieren und zu koordinieren. Ja, es ist ein Versuch. Denn oftmals wird diese Wirkung gänzlich verfehlt. Wieso?

 

Bürokratie liefert Anweisungen:

...wenn du dies und jenes tun möchtest, ist dies und das erforderlich...

...wenn dieser und jener Fall auftritt, ist dies und jenes zu tun...

 

Ganz konkret bedeutet das beispielsweise:

  • "Wenn du nach neun Uhr kommst, muss ein anderes Teammitglied über die Verspätung informiert werden."
  • "Wenn du eine Dienstreise unternimmst, muss das über die Buchhaltung eingebucht werden. Die Reise mit dem Zug ist verpflichtend. Die Buchhaltung trägt die Kostenverantwortung und genehmigt diese Dienstreisen. Dazu stellt sie einen Antrag bereit."
  • "Krankmeldungen müssen bei der Buchhaltung eingereicht werden und es muss eine telefonische Meldung beim Teamverantwortlichen erfolgen."

Es wird schnell erkennbar: Bis zu einer gewissen Grenze macht es Sinn, gewisse Aspekte zu regulieren. Das schafft Transparenz und gibt Orientierung.

 

Doch wenn Regulierungen wachsen, Verantwortlichkeiten hinzukommen, Abteilungen und zentral verantwortliche Positionen eingeführt werden und schließlich die Anzahl der Prozessbeteiligten steigt, endet Bürokratie im Chaos. Papier ist geduldig.

 

Junge Teams und Startups haben in der Regel wenig Bürokratie festgeschrieben - was in Willkür und Chaos enden kann. Mittelständische und etablierte Organisationen neigen dazu in Bürokratie unterzugehen. Irgendwann geht der Überblick verloren oder die Kosten zur Erhaltung der Bürokratie übersteigen den Nutzen.

 

Das Hauptproblem bei übermäßiger Bürokratie ist zudem oft die Verlagerung der Denkleistung in zentrale Abteilungen. Als Mitarbeiter wird es irgendwann langweilig, eingeschränkt und bösartig - wenig wertschätzend.

 

"Danke, dass du das Problem gelöst hast, aber da gab es doch einen Prozess der eingehalten werden muss!"

Bürokratie und enge Prozessen verhindern schnelle und motivierte Ergebnisse
Bürokratie und enge Prozessen verhindern schnelle und motivierte Ergebnisse

Der Vergleich

Organisaton eines World Café (links: mit Freiraum, rechts: bürokratisch, zentralisiert)
Organisaton eines World Café (links: mit Freiraum, rechts: bürokratisch, zentralisiert)

Was fällt beim Vergleich beider Vorgehensweisen auf?

 

Genau! Auf der rechten Seite ist es nicht nur zeitlich aufwendiger und komplizierter alle Informationen für den Arbeitsauftrag zu sammeln und weiterzugeben, es zieht auch automatisch mehr Beteiligte ins Boot.

 

Damit steigt nicht nur die Anzahl der Kommunikationspartner und Aufwände für Abstimmungen, es stört auch die einfache und kreative Durchführung der Vorbereitung. Zudem steigt die Wahrscheinlichkeit für Missverständnisse.

"Ja, aber...ich brauche Kontrolle über die Ausgaben"

"Ja, dann sprechen Sie doch über Ausgaben - statt über Prozesse."

 

Was spricht dagegen, neben dem Auftrag auch die finanzielle Bandbreite festzusetzen und die Machbarkeit mit dem Experten zu diskutieren?

Also... dann "Freiraumdelegation" mit Constraints

Freiraumdelegation mit Formulierung von diskutierbaren Wünschen
Freiraumdelegation mit Formulierung von diskutierbaren Wünschen

Dieser Blogartikel hat schon wieder eine beachtliche Länge erreicht. Daher lassen wir weitere Aspekte erstmal aus.

 

Gerne unterstütze ich Sie dabei, eine solche Freiraumdelegation in Ihrer Organisation einzuführen und zu ermöglichen. Es sind lediglich ein paar Voraussetzungen erforderlich um einfache, dezentrale und kreative Lösungswege einzuschlagen die kontinuierliche Verbesserung fördern statt hindern.

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