Das Daily Scrum erfolgreich einführen

Eine Hilfestellung wie die tägliche Synchronisierung im Team gelingen kann

Inhalte:

  • Was ist das Daily Scrum?
  • Was kann dabei schief gehen?
  • Beispielhafter Ablauf zur Einführung
  • Typische Fallstricke und Empfehlungen
  • Grundsätzliche Hinweise
  • Indikatoren für ein erfolgreiches Daily Meeting

Was ist das Daily Scrum?

 

Das "Daily Scrum" ist ein tägliches 15-minütiges Meeting aus dem Scrum-Framework. Es hat das Ziel, das alle Beteiligten die Aktivitäten synchronisieren, reflektieren und die kommenden 24 Stunden planen.

 

 

Das Team trifft sich täglich am gleichen Ort zur gleichen Zeit und beantwortet dabei drei simple Reflexionsfragen. Klingt einfach, oder?


Was kann bei der Durchführung  typischerweise schief gehen?

Meine persönlichen Erfahrungen bei der Einführung des Daily Scrum variieren zwischen:

"Hat super geklappt, das Team hat den Mehrwert dieses Treffen verstanden und das Meeting eigenständig täglich durchgeführt" und

"Der Mehrwert der Synchronisierung wurde nicht verstanden. Es wurde entsprechend dagegen agiert."

 

Was kann dabei schief gehen?

  1. Das Team nutzt das Treffen nicht zur gegenseitigen Koordination
  2. Die Teilnehmer_innen erscheinen nicht, beziehungsweise nicht freiwillig
  3. Die Teilnehmer_innen koordinieren nicht ihre Arbeit, sondern berichten einen Status
  4. Die Teilnehmer_innen schildern keine tagesaktuelle Hindernisse
  5. Die Teilnehmer_innen berichten täglich das selbe
  6. Das Meeting verläuft unstrukturiert, chaotisch und niemand kann folgen
  7. Teilnehmer_innen boykottieren das Meeting durch Missachtung der Regeln

In der Summe bedeutet das oftmals: das Daily Scrum liefert keinen Mehrwert für das Team - es tritt gar nicht oder kaum in den gemeinsamen Dialog.

 

Kurzer Impuls: Haben Sie den Wert dieses Meetings schon einmal im Team hintergefragt? Messen Sie doch einmal mit der R.O.T.I.-Abfrage - Ideal für einen Punkt in der Retrospektive.


Wie kann die Einführung und Durchführung des Daily Scrum gelingen?

Als erstes einmal sollte das Team den Zweck dieses Treffen kennen oder sogar für sich selbst definieren.

 

Das kann je nach Team beispielsweise gemeinsam in einem Mikro-Workshop erarbeitet oder in einem Meeting vorgestellt werden.

 

Nachfolgend wird ein beispielhaftes Vorgehen gezeigt mit dem ich positive Erfahrungen sammeln konnte.

 

Zum Einführen in das Thema trifft man sich idealerweise persönlich und jeder der Teilnehmer hat ca. 30 Minuten Zeit.

 

Die Einführung kann sich beispielsweise an folgendem Ablauf orientieren.

Ablauf zur Einführung

  1. Intro und Vorstellen des Ansatzes
  2. Einbinden der Beteiligten, z.B. mit der Frage: Wofür kann das Daily Scrum bei uns hilfreich sein? Brauchen wir es überhaupt? Sammeln der Antworten. Möglicherweise kurze Diskussion.
  3. Vorstellen des typischen Ablaufs und der üblichen Regeln.
  4. Nachfrage: Gibt es Sonderegeln die vereinbart werden sollen?
  5. Exemplarisches Durchführen des Daily Scrum
    • Die Reflexionsfragen sollten bei der ersten Durchführung sichtbar sein
    • Haptische Beruhigungsgesten oder Sanduhren (Bälle, Stifte, etc.) können das Meeting unterstützen und die zeitliche Begrenzung signalisieren
    • Der Scrum Master sollte sein Ohr schulen und Hindernisse identifizieren (siehe Impediment-Bingo)
    • Das Team sollte miteinander sprechen, anstatt dem Scrum Master zu berichten
  6. Abschluss-Debriefing: Wie war die erste Durchführung? War das ok? Was habt ihr daraus für Erkenntnisse gewonnen? Was war gut/nicht so gut?
  7. Rückfrage: Sollen die Treffen regelmäßig durchgeführt werden? Falls ja, vereinbaren Sie einen gemeinsamen Zeitpunkt und Treffpunkt.

Typische Fallstricke und Empfehlungen

Verläuft das Meeting nicht in der Form wie es gedacht ist oder besitzt nicht den Wert für das Team den es eigentlich haben sollte, kann der Scrum Master eingreifen. Er kann einzelne Teilnehmer_innen darum bieten ihre Aussagen zu konkretisieren.

 

Was wenn keiner kommt?

Bei individuellen Schwierigkeiten lohnt es sich meistens gemeinsam im Einzelgespräch herauszufinden weshalb es mögliche Ablehnungen gegen das Treffen gibt und wie man Brücken bauen kann.

 

Nachteile beim Treffen im Büro

Findet das Meeting im Büro statt, besteht die Gefahr das die Teilnehmer_innen nicht wirklich freiwillig anwesend sind. Das Treffen im Büro nimmt ihnen ebenfalls die Möglichkeit sich für wichtige Ausnahmen aus dem Meeting auszuklinken. Oftmals hindern Schreibtische und Monitore zusätzlich die fokussierte Kommunikation.

 


Grundsätzliches

 

Über die gemachten Empfehlungen hinaus ist für das Daily Scrum folgendes empfehlenswert:

  1. Es beginnt pünktlich, auch wenn nicht alle Teilnehmer_innen pünktlich sind.
  2. Es endet pünktlich und die Redezeit der Teilnehmer_innen sollte gleich verteilt sein.
  3. Einzelgespräche sind erwünscht, sind sie länger sollten sie nach dem Daily Scrum fortgeführt werden.
  4. Gleicher Ort, gleiche Zeit. Eine Meetingraum eignet sich hervorragend für ein kurzes Treffen.
  5. Existiert ein Task-Board, sollte dies in das Meeting mit eingebaut und täglich aktualisiert werden. Die Teilnehmer_innen sollten eigenständig daran arbeiten können/dürfen/wollen.

 


Indikatoren für ein erfolgreiches Daily Meeting

Nach dem Meeting sollten mehr Klarheiten als vorher existieren. Die Beteiligten finden regelmäßig Überschneidungen bei denen sie anschließend ins Gespräch kommen. Der Scrum Master findet Hindernisse die er mit dem Team angehen kann. Die Teilnehmer_innen nehmen gerne an diesem Meeting teil weil sie den Wert darin sehen.


Kommentar schreiben

Kommentare: 0