Prinzipien und Regeln für effiziente Meetings

Veranstaltungen und Scrum-Meetings im agilen Kontext

Grundsätzliche Vereinbarungen

  • Alle Meetings starten und enden pünktlich
  • Alle Meetings sind für jedermann offen, solange nichts anderes erwähnt ist
  • Alle Meetings sind zeitlich begrenzt (time-boxed)

Vorbereitung

  • Lade alle notwendigen Teilnehmer mit entsprechendem Vorlauf ein, damit sie sich vorbereiten können
  • Versende eine Agenda mit Ziel und Zweck des Meetings
  • Buche alle notwendigen Ressourcen für das Meeting: Raum, Projektor, Flip Charts, Moderationsmaterial und alles, was sonst noch benötigt wird
  • Sende eine Erinnerung 24 Stunden vor dem Meeting
  • Bereite ein Flip Chart mit den Meeting Regeln vor

Moderation des Meetings

  • Der Leiter/Moderator ist während einer Diskussion anwesend. Er ist in eine Diskussion nicht involviert, folgt ihr aber um sie ggfs. zurück auf das Thema zu lenken, wenn die Teilnehmer den Fokus verlieren.
  • Er präsentiert Meeting Ziel und Agenda.
  • Wenn notwendig sorgt er dafür, dass über das Meeting Protokoll geführt wird.
  • Er unterstützt die Meeting Teilnehmer, die Dokumentation selbst zu übernehmen und kann Gesagtes auf einem Flip Chart festhalten, um Unterhaltungen sichtbar zu machen.
  • Er hält den Fokus auf das Meeting, indem er Themen oder Fragen festhält und zurückstellt, die keinen Bezug zum Meeting Zweck haben, damit diese später adressiert werden können.
  • Er beendet ein Meeting mit einer kurzen Zusammenfassung sowie einer sehr kurzen Retrospektive.

Ergebnisse

  • Mittels Whiteboard-Skizzen, Haftnotizen und Flip Charts die Ergebnisse sammeln
  • Meeting-Protokolle und ein klares Verständnis des Meeting-Ergebnisses muss kommuniziert werden

Weitere Informationen (externe Links)